Tổ Chức Hội Thảo, Hội Nghị Khách Hàng Thành Công & Chuyên Nghiệp

Với những thế mạnh về tổ chức hội thảo, hội nghị tri ân khách hàng của công ty Truyền Thông Phan Đăng trong hơn 10 năm qua đã đúc kết lại những kinh nghiệm, giá trị trong việc tổ chức hội thảo, hội nghị khách hàng. Sau đây, Truyền thông Phan Đăng sẽ hướng dẫn làm sao để chúng ta có một tổ chức thành công vượt ngoài mong đợi.

Lên kế hoạch

Xác định thời gian và địa điểm tổ chức là một việc làm vô cùng quan trọng, giúp Ban tổ chức chủ động hơn, nắm rõ hơn các hạng mục công việc cần làm để tổ chức một cách trơn tru, linh hoạt.

Thời gian tổ chức hội nghị, hội thảo

So với các ngày trong tuần, thứ 7 & Chủ nhật là 2 ngày tối ưu nhất để tổ chức hội nghị, hội thảo. Đây là khung thời gian nhận được sự quan tâm của đông đảo các khách mời tham dự và đối tác. Ngoài ra, với các chương trình tổ chức hội thảo, hội lớn thì các đơn vị tổ chức sự kiện nên tổ chức vào cuối năm để đảm bảo số lượng khách mời tham dự sự kiện đến được đông đủ hơn.

Ngoài ra, bạn cần phải báo ngay cho đối tác và khách hàng khi có thời gian tổ chức hội nghị, hội thảo. Điều này sẽ giúp họ nắm trước được một số thông tin, chủ động hơn trong việc đến dự cũng như sắp sếp thời gian hợp lý, lên phương án di chuyển,…

Địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo

Ngoài ra, bạn cũng đừng quên lựa chọn những địa điểm đẹp để buổi lễ tổ chức hội nghị khách hàng, hội thảo được diễn ra một cách chuyên nghiệp nhất, đạt được hiệu quả tối đa của nhà quảng cáo.

Thông thường, vị trí đẹp nhất để tổ chức hội nghị, hội thảo là các văn phòng hội nghị kín đáo, sạch sẽ. Không gian mở rộng rãi, không bí bách và có thể đón tiếp được 1 lượng khách hàng lớn.

Đồng thời, địa điểm hội nghị, hội thảo phải là một nơi sang trọng, lịch sự phù hợp với nội dung và bối cảnh tổ chức hội nghị, hội thảo.

Lên danh sách khách mời và những người tham dự

Dù có bao nhiêu cách tổ chức hội nghị; hội thảo thành công mà không có khách mời tham dự hoặc sự tham sự không đầy đủ thì có thể nói là chưa thành công. Vậy lên danh sách khách mời tham dự là một việc làm vô cùng quan trọng để tổ chức hội nghị thành công. Bởi qua đó, ban tổ chức sẽ cân đối được thời gian, địa điểm tổ chức hội nghị cũng như kịch bản chương trình một cách tối ưu và hợp lý.

Khâu hậu cần

Một trong những cách tổ chức hội nghị chuyên nghiệp và thành công là Chuẩn bị khâu hậu cần một cách chu đáo và tốt nhất có thể. Việc tổ chức tốt khâu hậu cần cũng có ý nghĩa quyết định đến sự thành công của chương trình hội nghị, hội thảo. Đó là các khâu:

Trang trí background hội trường

Trang trí hội trường cần được hoàn tất trước ngày diễn ra hội nghị, hội thảo ít nhất 1 ngày. Sau khi hoàn thiện phải có khâu nghiệm thu, tổng duyệt, khắc phục sớm nếu có sự cố xảy ra và đảm bảo sự chuyên nghiệp cho hội nghị khách hàng.

Truyền Thông Phan Đăng tổ chức chương trình kỉ niệm 15 năm thành lập hội doanh nghiệp Hà Tĩnh

Nhân sự tổ chức hội nghị, hội thảo

Đó là những người không chỉ đẹp về ngoại hình mà còn xuất sắc trong nghiệp vụ. Đó phải kể đến là các bộ phận như lễ tân, MC, PG, nhân viên xử lí kĩ thuật,…

Chi phí tổ chức hội nghị, hội thảo

Thông qua bản kế hoạch tổ chức hội nghị hay kịch bản tổ chức hội nghị chúng ta sẽ nắm được chi phí tổ chức hội nghị, hội thảo. Từ đó, chúng ta sẽ chủ động hơn trong việc sắp xếp các công việc liên quan đến chi phí.

Lên Kịch bản tổ chức hội nghị, hội thảo

Kich bản tổ chức hội nghị khách hàng rất quan trọng trong việc tổ chức hội nghị, hội thảo. Nếu bạn tổ chức hội nghị, hội thảo một cách bộc phát theo cảm xúc thì có nhiều vấn đề phát sinh mà bạn không lường trước được, dẫn đến buổi lễ không được diễn ra như ý.

Do đó, lên kịch bản là bước quan trọng và quyết định trực tiếp tới sự thành công của cả chương trình. Không những thế, bạn nên tìm những đơn vị uy tín, có kinh nghiệm lâu năm để tổ chức hơn là tự mình tổ chức. Bởi việc tổ chức hội nghị tri ân khách hàng trang trọng, chu đáo và một kịch bản đầy sáng tạo có rất nhiều ý nghĩa. Gắn kết tình hữu nghị giữa doanh nghiệp và khách hàng lâu dài, nhà đầu tư, khách hàng tiềm năng.

Truyền Thông Phan Đăng là một đơn vị tổ chức sự kiện với hơn 10 năm kinh nghiệm. Đã tổ chức thành công cho hàng trăm chương trình lớn bé khắp Thành phố.

Sau đây, Truyền Thông Phan Đăng xin chia sẻ với quý công ty kịch bản hội nghị khách hàng như sau:

Tiếp đón khách mời tham dự sự kiện

Thời gian: Từ……đến…..giờ

Khâu đón tiếp khách mời tham dự hội nghị là khâu quan trọng thể hiện sự nhiệt tình và chu đáo của chủ nhà đối với khách mời. Là công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, bạn cần bố trí đội ngũ PG, PB, lễ tân từ vị trí gửi xe cho đến bàn đăng ký, tiến hành đón tiếp – cài hoa lên áo – ghi tên đăng ký và tặng tài liệu (nếu có).

Ổn định tổ chức

Thời gian: Từ….đến….giờ

Song song với việc đón tiếp khách mời thì bên trong hội trường các bạn kỹ thuật âm thanh ánh sáng phải kiểm tra lại toàn bộ máy móc ổn định tổ chức (mọi thiết bị đều được setup từ trước), duyệt lại nhân sự cho phần văn nghệ kỹ càng và cuối cùng là ổn định chỗ ngồi cho khách mời.

Văn nghệ chào mừng

Thời gian: Từ…đến…giờ

MC xuất hiện chào hỏi khán giải và lần lượt giới thiệu các tiết mục văn nghệ chào mừng khai mạc sự kiện hội nghị khách hàng. Đội ngũ kĩ thuật chuẩn bị hình ảnh, âm nhạc phụ họa phù hợp với từng tiết mục.

(Các tiết mục văn nghệ phải được lên kịch bản trước – tiết mục nào diễn mở màn, tiết mục nào diễn giữa chương trình, tiết mục kết thúc chương trình..)

Tuyên bố lí do, giới thiệu đại biểu

Thời gian: Từ…đến…giờ

MC tuyên bố lý do chương trình tổ chức hội nghị khách hàng và giới thiệu các đại biểu, các vị khách mời tham dự chương trình.

Chiếu phim giới thiệu Doanh nghiệp

Thời gian: Từ…đến… giờ

Nếu các doanh nghiệp có làm phim giới thiệu chặng đường phát triển của doanh nghiệp.

(Thông thường thời lượng phim ngắn chỉ 3-5 phút). Nếu không làm phim thì có thể bỏ qua bước này.

Đại diện doanh nghiệp phát biểu ý kiến & Khai tiệc

Thời gian: Từ…đến…giờ

MC dẫn chương trình giới thiệu cho toàn thể quý quan khách vị đại diện cho doanh nghiệp lên phát biểu ý kiến. Lúc này, đại diện công ty lên đọc bài phát biểu, đồng thời thực hiện các nghi thức để chính thức khai tiệc tổ chức sự kiện tri ân khách hàng.

Lưu ý: Có thể hướng dẫn khách mời nước uống và tiệc trà (nếu có)

Đại diện doanh nghiệp phát biểu ý kiến

Bốc thăm trúng thưởng

Tiết mục bốc thăm trúng thưởng thông thường sẽ diễn ra trước hoặc trong quá trình ăn tiệc. Đây là tiết mục khá hấp dẫn và lôi cuốn, làm cho buổi lễ thêm phần vui vẻ.

Tổ chức tiệc tùng đãi khách

Thời gian: Từ…đến…giờ

Nhân viên của công ty, doanh nghiệp cùng thưởng thức tiệc tri ân khách hàng với khách mời.

Trong quá trình dùng tiệc có các tiết mục văn nghệ kèm theo.

Tiễn khách

Thời gian: Từ…đến…giờ

Nội dung: Tiễn khách ra về, hướng dẫn khách lên phương tiện (nếu có).

Trên đây là bài “hướng dẫn tổ chức hội thảo, hội nghị khách hàng thành công & chuyên nghiệp” từ tổng thể đến chi tiết. Chúng tôi hy vọng nó sẽ là tài liệu tham khảo hữu ích dành cho bạn. Nếu bạn có nhu cầu hoặc thắc mắc trong việc tổ chức hội nghị khách hàng. Hãy liên hệ ngay đến Truyền Thông Phan Đăng để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ tận tình.

TRUYỀN THÔNG PHAN ĐĂNG

Địa chỉ:
– Văn phòng: 572 Lê Quang Định, Phường 1, Q. Gò Vấp, TP.HCM
– Chi nhánh 1: 96 Khánh An, Phường Hòa Khánh Bắc, Q. Liên Chiểu, TP. Đà Nẵng
– Chi nhánh 2: Số 3, Liền Kề 27, P. Trịnh Văn Bô, KĐT Mới Cân Khanh, Hoài Đức, TP. Hà Nội

Điện thoại:  0703 495 678

Email: phadanco@gmail.com

Website: www.phandang.com

Fanpage: https://www.facebook.com/truyenthongphandang/

> Xem thêm: Hồ sơ năng lực của Truyền Thông Phan Đăng

> Xem thêm các sự kiện do Truyền Thông Phan Đăng tổ chức