Kinh nghiệm tổ chức Tiệc Tất Niên cuối năm hoàn hảo từ A đến Z

Kinh nghiệm tổ chức Tiệc Tất Niên cuối năm

Tiệc tất niên cuối năm hay còn gọi là Year End Party, là một bữa tiệc quan trọng và cần thiết cho mỗi công ty, doanh nghiệp. Vào cuối năm, các doanh nghiệp thường dành ra một khoản tiền lớn để tổ chức tất niên thật hoành tráng để tri ân những cố gắng nỗ lực của toàn nhân viên trong suốt năm qua. Thông qua buổi tiệc cuối năm, doanh nghiệp có thể tổng kết lại những chặng đường trong năm qua và vạch ra những hướng đi cho năm tới.

Đây cũng là cơ hội để mọi người cùng nhau gạt bỏ những âu lo và thỏa sức vui chơi, ăn uống trước thềm năm mới. Với những ý nghĩa to lớn của buổi tiệc tất niên, việc tổ chức không thể sơ sài, cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chu đáo. Bài viết dưới đây Truyền Thông Phan Đăng sẽ đưa ra các bước tổ chức tiệc tất niên cuối năm thật chi tiết và hiệu quả cho doanh nghiệp.

Tiệc tất niên cuối năm là gì

Tiệc tất niên cuối năm là buổi tiệc được tổ chức vào dịp cuối năm, trước tết Nguyên Đán, đây là buổi lễ thường niên trong văn hoá doanh nghiệp. Ngoài mục đích tổng kết và gửi lời tri ân từ ban lãnh đạo. Đây còn là thời điểm lý tưởng cho một bữa tối ấm cúng tình đồng nghiệp. Để cùng nhìn lại chặng đường đồng hành bên nhau suốt năm vừa qua. Và thổi bùng lên khát khao cống hiến, tạo động lực để phấn đấu cho năm mới sắp đến.

Ý tưởng tổ chức tiệc tất niên

Ý tưởng chương trình giống như kim chỉ nam dẫn dắt toàn bộ sự kiện. Chính vì thế quý khách cần hiểu rõ mục tiêu của mình là gì để có thể lên ý tưởng thực hiện.

Khi lên ý tưởng cần xét đến 3 yếu tố:

• Gắn liền với doanh nghiệp
• Mang tính cộng đồng (liên quan đến khách hàng)
• Mang tính sự kiện

Các hình thức tiệc tất niên có thể kể đến:

• Tiệc tất niên kết hợp hội nghị khách hàng
• Tiệc tất niên kết hợp Gala Dinner
• Ý tưởng tiệc tất niên kết hợp teambuilding, du lịch để vui chơi, giải trí
• Tiệc tất niên tri ân các thành viên trong công ty
• Tiệc tất niên tổng kết cuối năm, liên hoan cuối năm

Ví dụ: Rộn ràng đón xuân cùng Vivugiare.Com; Chuyến hành trình của tập đoàn Vingroup; Khép lại năm cũ, chào đón năm mới…

Cuối năm có rất nhiều buổi tiệc tùng, vì thế nếu ý tưởng buổi tiệc cuối năm không có sự mới mẻ, sáng tạo, thì chắc chắn sẽ lu mờ và không để lại nhiều ấn tượng cho khách tham dự.

Đây là một số ý tưởng tổ chức tiệc tất niên cuối năm doanh nghiệp có thể áp dụng như sau:

• Trở lại thanh xuân: Buổi tiệc sẽ là những mảng ký ức về thời thơ ấu của mọi người. Mọi khung cảnh đều được xưa hóa cùng những dresscode như thời bao cấp năm xưa.
• Dạ tiệc Đen và Trắng: Buổi tiệc với tông màu chủ đạo là đen và trắng. Đây là những màu cơ bản nhưng vẫn thể hiện được sự trang trọng, quý phái. Khách mời tham dự sẽ được yêu cầu trang phục theo dress code buổi lễ.
• Color Party: Một bữa tiệc cuối năm đầy sắc màu với mỗi màu sắc đại diện cho từng tính cách khác nhau, nhưng lại hòa chung thành một tập thể vững mạnh. Dựa trên sự kiện Color Me Run bột màu hoặc Prisma màu dạ quang…
• Pool party: Tổ chức tiệc tại bể bơi. Đây là xu hướng sự kiện mới mẻ, hiện đại. Thích hợp cho những công ty, doanh nghiệp có số lượng tương đối ít. Các thành viên ở độ tuổi trẻ trung, năng động.
• Hành trình cuối năm: Sân khấu sẽ được trang trí như một chiếc xe buýt, hoặc một con tàu, để nói đến một hành trình của doanh nghiệp.

Mời các bạn xem thêm Toplist các kinh nghiệm tổ chức tiệc tất niên mới mẻ và độc đáo nhất tại đây: Kinh nghiệm tổ chức Tiệc Tất Niên cuối năm

Lên danh sách số lượng người tham gia tiệc tất niên

Số lượng khách tham dự ảnh hưởng trực tiếp đến:

• Số lượng bàn tiệc
• Số lượng thư mời
• Việc tìm kiếm địa điểm tổ chức
• Số lượng quà tặng

Nếu không mặc định được số lượng khách tham dự. Thì rất dễ dẫn đến quá tải cho buổi lễ. Doanh nghiệp sẽ mất kiểm soát chương trình. Thiếu hụt ngân sách đã hoạch định.

Chính vì thế cần cho nhân viên đăng ký tham gia từ trước. Khi diễn ra chương trình, chỉ những người có thư mời, hoặc có tên trong danh sách đăng ký mới được vào buổi lễ.

Doanh nghiệp có thể tham chiếu quy trình lập danh sách sau:

Bước 1: Thống nhất về số lượng và cơ cấu khách mời.

Bước 2: Lập các loại danh sách khách mời.

Tương ứng như cách phân loại khách mời, cần phải lập các loại danh sách khách mời như:

• Danh sách khách mời chính thức: là những khách mời mà doanh nghiệp muốn và ưu tiên cho sự có mặt của họ trong sự kiện (Nhân viên, khách hàng, đối tác…)
• Danh sách khách VIP.
• Danh sách khách mời là cơ quan truyền thông.
• Danh sách khách mời dự bị.

Trong danh sách khách mời khi mới lập ra thường chỉ cần các thông tin cơ bản như:

• Chức danh/ đơn vị công tác.
• Họ tên của khách mời.
• Số điện thoại (Email, fax, webside, để liên lạc).
• Địa chỉ.
• Những điểm cần chú ý

Tìm kiếm địa điểm, xác định thời gian tổ chức tất niên công ty

Thời gian tổ chức tiệc tất niên thường là vào ngày cuối cùng làm việc của công ty.

Doanh nghiệp cần lưu ý một số nhân viên sẽ về quê để đón tết. Vì thế thời điểm tổ chức nên trước tết ta khoảng 2 – 3 tuần lễ.

Khoảng thời gian diễn ra sự kiện kéo dài vào tầm 120 phút là vừa, vào lúc 18g – 20g.

Doanh nghiệp cần lựa chọn địa điểm tổ chức tất niên và đặt phòng trước 1 – 2 tháng để tránh tình trạng không tìm được chỗ. Vì thời điểm này rất nhiều doanh nghiệp khác cũng tổ chức tiệc cuối năm.

Tiệc trong nhà có thể tổ chức tại:

• Bar
• Khách sạn 4, 5 sao
• Trung tâm hội nghị
• Beer – Club
• Nhà hàng sân vườn

Tiệc ngoài trời gồm có:

• Bãi biển
• Khu du lịch sinh thái
• Hội nghị sân vườn
• Vườn ẩm thực

Lưu ý về địa điểm tổ chức tiệc tất niên:

• Địa điểm dễ tìm, không cách xa trung tâm thành phố
• Là không gian đủ lớn cho số lượng khách
• Khu vực sân khấu rộng rãi và an toàn
• Có bãi đổ xe rộng rãi
• Bố cục, không gian phù hợp với các hoạt động đã lên kế hoạch

Xác định concept, mood and theme của buổi lễ

Concept chương trình tiệc Tất Niên bao gồm:

• Dress code: Màu sắc trang phục khách mời có thể được quy định theo chủ đề của sự kiện. Ví dụ như màu đen cho dạ tiệc; màu đỏ, đen cho vũ hội hoàng gia; hoặc cũng có thể là tiệc cosplay theo phong cách của doanh nghiệp…
• Ánh đèn: Ánh sáng trắng và vàng để tạo sự ấm cúng, thân mật.
• Sân khấu: Có thể trang trí như một chiếc xe buýt, một con tàu… Để nói đến một hành trình của doanh nghiệp.
• Màu sắc: Tuỳ vào ý tưởng chủ đề của buổi lễ mà có màu sắc tương ứng. Thông thường sẽ là màu đỏ tượng trưng cho ngày tết. Hoặc màu đen tạo sự sang trọng, lung linh dạ tiệc.
• Âm nhạc: Nhạc nhẹ nhàng, du dương như dạ tiệc. Hoặc sôi động như lễ hội liveshow âm nhạc…

Chuẩn bị các tiết mục cho chương trình

Tiết mục chương trình Year End Party sẽ bao gồm cả phần văn nghệ và phần tiệc.

Phần văn nghệ tất niên

Phần văn nghệ có thể lựa chọn các tiết mục như sau:

• Chương trình bốc thăm trúng thưởng.
• Tiết mục ca múa nhạc, xiếc, kịch… từ nhân viên công ty hoặc nghệ sĩ khách mời.
• Tiết mục trò chơi đồng đội cho khách mời.
• Video trình chiếu ngắn gọn quá trình của doanh nghiệp (hình thành, thành tựu)
• Lưu ý tiết mục “key moment” có thể gây ấn tượng nhất
• Nếu chương trình có các tiết mục văn nghệ do ca sĩ, nghệ sĩ trình diễn thì cần liên hệ từ trước 1 đến 2 tháng, tuỳ vào mức độ nổi tiếng của họ. Để có thể thương lượng giá cả với họ.
• Tiết mục khen thưởng trao quà tri ân, vinh danh các nhân viên đã có thành tích xuất sắc, vượt bậc…

Phần tiệc tất niên

Phần tiệc có thể là theo bàn và mặc định số lượng món ăn, hoặc tiệc buffet. Nhưng cũng phải đầy đủ các món:

• Món khai vị: Gồm 1- 2 món. Nên có gỏi rau hoặc soup để tạo cảm giác thèm ăn hơn.
• Món ăn chơi (Sau khai vị): Từ 1 – 2 món: Gồm những món chiên, hấp, xào : tôm hấp,chả giò chiên,…
• Món ăn no (Món chính): lẩu, tinh bột như cơm chiên, gà bó xôi, giàu đạm,…
• Món tráng miệng: Có thể là những món thanh nhiệt như chè hạt sen, rau câu, chè khúc bạch, trái cây,…
• Nước uống: Nước ngọt, rượu vang, bia, nước suối,…

Lên kịch bản chương trình tất niên cuối năm

Kịch bản sẽ bao gồm các đề mục theo hàng ngang như sau:

• Thời gian: Từ mấy giờ đến mấy giờ
• Nội dung: Phần nội dung là phần lời nói MC còn được gọi là “MC script”. Trong phần này sẽ liệt kê ra những ý chính mà MC sẽ phải trình bày.
• Tên tiết mục: Đây là bước phân loại từng tiết mục, để dễ dàng hơn cho việc chạy chương trình. Tránh sự nhầm lẫn các tiết mục với nhau.
• Số thứ tự: Cho người xem biết được rằng có bao nhiêu tiết mục, tiết mục đang trình diễn là thứ mấy…
• Người thể hiện: Tên người thể hiện sẽ giúp MC biết được ai sẽ đảm nhiệm tiết mục này. Để có thể giới thiệu và mời đúng người đó.
• Ghi chú: Ở phần này thông thường sẽ là những ghi chú chuẩn bị đạo cụ, âm thanh, ánh sáng, kỹ thuật hoặc nhân sự cho các tiết mục.
• Thời lượng: Việc phân bổ thời lượng sẽ kiểm soát và tiết kiệm được thời gian sự kiện.

Tìm kiếm nhân sự và thiết bị cho chương trình

Nhân sự bao gồm:

• Quản lý sự kiện
• Camera man (nếu có ghi hình để quảng bá sau sự kiện)
• Lễ tân đón khách
• Nhân sự hỗ trợ an ninh, an toàn
• Ekip hỗ trợ chạy chương trình
• MC cho chương trình

Thiết bị, đạo cụ gồm có:

• Backdrop, bandroll, photo booth, gallery…
• Thiết bị ghi hình camera, máy quay (thông thường sẽ được tính chung với camera man)
• Thiết kế thiệp mời
• Thiết bị âm thanh, ánh sáng (outdoor)
• Trang phục, đạo cụ phục vụ cho các tiết mục
• Sân khấu, nhà bạt
• Màn hình LED
• Kỹ xảo khói sương, pháo, kim tuyến…

Hoạch định ngân sách tổ chức tất niên

Khi lên ngân sách, doanh nghiệp cần hoạch định các yếu tố cần phải chi. Cụ thể bao gồm:

• Địa điểm (thuê địa điểm, đồ dùng tại địa điểm…)
• Trang trí (bóng bay, hoa, cổng chào…)
• Thực đơn cho tiệc tất niên
• Âm thanh ánh sáng (nhạc, loa, màn hình, đèn…)
• Set up (sân khấu, bàn ghế… nếu không có trong phí thuê địa điểm)
• Văn nghệ (ca hát,nhảy múa, thuê ca sĩ…)
• Thiết kế, in ấn (banner, backdrop, menu, thiệp mời, place card, brochure, …)
• Nhân sự (nhân công setup, dàn dựng, tiếp tân, ca sĩ, PG, đồng phục…)
• Giao tiếp (nếu có liên quan nhiều đến gọi điện thoại, gửi thiệp mời)
• Game, quà tặng
• Photo, camera
• Đi lại, vận chuyển
• Bảo hiểm, bảo vệ (nếu có)
• Chi phí dự phòng, chi phí phát sinh

Tiến hành tổ chức tiệc tất niên cuối năm

Dựng khung chương trình

Trước khi đi vào sự kiện, cần đảm bảo các hạng mục sau:

• Dựng sân khấu, thiết kế sân khấu, lắp đặt loa, đèn, màn hình LED
• Bố trí khu vực chỗ ngồi: Chỗ ngồi cho khách VIP, bàn đại biểu, khách tham dự
• Dựng backdrop, treo bandroll, photo booth, gallery
• Cánh gà 2 bên, artist room,standby room, dancer room,VIP room (nếu có), model room, lối vào và phân khu cho nhân viên đạo cụ, chỗ cho MC, phụ việc, kỹ thuật,…

Tổng duyệt chương trình trước khi tiến hành sự kiện

• Chạy thử chương trình, test âm thanh, micro, ánh sáng, kỹ thuật, độ an toàn…
• Duyệt lại chương trình lần nữa với các khách mời như celeb, nhóm kịch, xiếc (nếu có)
• Đảm bảo nhân sự cho chương trình
• Chuẩn bị kịch bản đường dây, kịch bản MC, kịch bản kỹ thuật đầy đủ

Phân chia nhân sự đón khách

Chia thành 3 nhóm nhân sự:

• Nhóm nhân sự chỉ dẫn khách đến bãi đổ xe
• Nhóm lễ tân đón khách từ cổng vào
• Nhóm lễ tân hướng dẫn khách vào chỗ ngồi

Tiến hành chạy chương trình

• Đảm bảo các khâu sự kiện diễn ra đúng tiến độ
• Giám sát, điều phối chương trình
• Đề phòng rủi ro, sự cố bất ngờ

Kết thúc buổi lễ

• Trao quà lưu niệm
• Chụp ảnh kỷ niệm
• Tiễn khách

Mời các bạn xem kịch bản tổ chức Tiệc Tất Niên Cuối Năm hiệu quả nhất tại đây:  Kịch bản Tổ chức Tiệc Tất Niên cuối năm

kịch bản tổ chức sự kiện 2020

Trên đây là những kinh nghiệm tổ chức buổi tiệc tất niên một cách chi tiết và hiệu quả nhất. Nhưng trong trường hợp không có quá nhiều thời gian để lên kế hoạch tổ chức, và để buổi tiệc cuối năm này thật sự là ngày để mọi người nghỉ ngơi và vui chơi. Doanh nghiệp có thể liên hệ ngay đến công ty tổ chức sự kiện Truyền Thông Phan Đăng. Với bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực sự kiện, cùng đội ngũ tổ chức chuyên nghiệp, năng động và sáng tạo. Chắc chắn sẽ làm nên một chương trình tiệc tất niên cuối năm thật hoành tráng và ý nghĩa cho doanh nghiệp.

TRUYỀN THÔNG PHAN ĐĂNG

𝐄𝐯𝐞𝐧𝐭 | 𝐂𝐨𝐦𝐦𝐮𝐧𝐢𝐜𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧s | 𝐌𝐞𝐝𝐢𝐚

🏠 Văn phòng: 572 Lê Quang Định, phường 1, Q. Gò Vấp, TP.HCM

🏠 Chi nhánh 1: 96 Khánh An, P. Hòa Khánh Bắc, Q. Liên Chiểu, TP. Đà Nẵng
🏠 Chi nhánh 2: Số 3, Liền Kề 27, P. Trịnh Văn Bô, KĐT Mới Cân Canh, Hòa Đức, TP. Hà Nội

Điện thoại:  0703 49 5678

Email: truyenthongphandang@gmail.com

Website: www.phandang.com

Fanpage: https://www.facebook.com/truyenthongphandang/

Xem thêm: Hồ sơ năng lực của Truyền Thông Phan Đăng

>> Tổ chức tất niên 2023