Tổ Chức Sự Kiện | Những Kiến Thức Bạn Nên Biết

Tổ chức event, sự kiện không còn là điều mới mẻ ở Việt Nam nữa. Thế nhưng, nhiều người còn chưa biết những kiến thức cơ bản về “tổ chức sự kiện”. Những khâu nên có, nội dung bố cục của một chương trình để chúng ta có một buổi lễ thành công ngoài mong đợi. Ở bài viết này, Truyền thông Phan Đăng sẽ cung cấp cho bạn những thông tin cốt lõi này nhé. 

Giới thiệu chung về tổ chức sự kiện

Bạn có từng háo hức khi tham dự một buổi ra mắt sản phẩm mới? Hay đắm chìm trong bầu không khí sôi động của một lễ hội âm nhạc? Nếu có, ắt hẳn bạn đã từng bị thu hút bởi sức hấp dẫn mà những sự kiện ấy mang lại. Vậy, đằng sau những sự kiện hoành tráng ấy là gì?

Câu trả lời chính là ngành công nghiệp tổ chức sự kiện – một lĩnh vực năng động, sáng tạo và đầy tiềm năng phát triển. Nơi hội tụ những nhân sự đầy đam mê và tâm huyết, với khả năng biến những ý tưởng táo bạo thành những sự kiện ấn tượng, để lại dấu ấn khó phai trong lòng mỗi người tham dự.

Ngành công nghiệp tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là gì?

Dẫn từ nghiên cứu Festival and Special Event Management: “Tổ chức sự kiện là quá trình lập kế hoạch và điều hành các sự kiện, từ các buổi hội nghị, hội thảo, triển lãm, đến các sự kiện văn hóa, xã hội và doanh nghiệp. Nó đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các yếu tố như không gian, thời gian, ngân sách và nhân sự để đảm bảo sự thành công và đạt được mục tiêu mong muốn.”

Theo tiến sĩ Joe Goldblatt, một trong những chuyên gia hàng đầu thế giới về quản lý sự kiện, đã định nghĩa tổ chức sự kiện trong cuốn Special Events như sau: “Tổ chức sự kiện là quá trình quản lý, lập kế hoạch và thực hiện các hoạt động được thiết kế nhằm tạo ra những trải nghiệm đáng nhớ cho khách tham dự. Quá trình này bao gồm việc quản lý tài nguyên, thời gian, không gian, và con người để đạt được mục tiêu của sự kiện.”

Từ những cách tiếp cận trên, có thể khái quát:

“Tổ chức sự kiện” là một quá trình bao gồm nhiều công việc khác nhau như: nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng, lập kế hoạch và chương trình, chuẩn bị các trang thiết bị cần thiết, và thực hiện sự kiện trong thời gian và địa điểm cụ thể. Mục đích của việc tổ chức sự kiện là để truyền tải những thông điệp nhất định đến người tham dự, đồng thời đáp ứng các mục tiêu đa dạng của các bên liên quan.

Thị trường tổ chức sự kiện tại Việt Nam những năm gần đây

Tổ chức sự kiện – được xem là một ngành đang rất phát triển trên toàn thế giới, một “con gà đẻ trứng vàng” của thời đại. Những con số có thể chứng minh điều này. Theo báo cáo của Tổ chức Du lịch Thế giới (UNWTO) năm 2017, ngành tổ chức sự kiện đã tạo ra gần 26 triệu việc làm và đóng góp 1,5 nghìn tỷ USD vào GDP toàn cầu. Số liệu này tương đương với giá trị kinh tế của một nền kinh tế lớn thứ 13 trên thế giới, vượt qua các quốc gia như Úc, Mexico và Ả Rập Xê Út. Tại Singapore, du lịch kết hợp với các hoạt động gặp gỡ, khen thưởng, hội nghị và triển lãm (MICE) đã tạo ra hơn 34.000 việc làm cả trực tiếp lẫn gián tiếp, với giá trị lên đến 3,8 triệu đôla Singapore, chiếm gần 1% GDP quốc gia.

Tại Việt Nam, tổ chức sự kiện còn là một ngành khá mới, tuy nhiên hiện nay nó đang bước vào giai đoạn phát triển cực kỳ mạnh mẽ. Các tiềm năng của thị trường cùng với xu hướng toàn cầu, hứa hẹn đây sẽ một ngành mũi nhọn với tiềm năng ấn tượng.

Theo thống kê năm 2019, chỉ tính riêng tại TP.HCM thị phần của ngành sự kiện đã gần đạt ngưỡng 2.000 tỷ đồng. Vào mùa cao điểm du lịch, hoạt động của ngành sự kiện được phân bổ rộng rãi từ các khách sạn cao cấp đến trung cấp, các trung tâm yến tiệc, hội nghị,… Đặc biệt vào dịp cuối năm, ngoài các sự kiện nội bộ công ty, marketing và các sự kiện riêng tư, các sự kiện lớn như concert, countdown, triển lãm cũng được đẩy mạnh, làm cho ngành này tăng trưởng mạnh mẽ hơn nữa.

Tổ chức sự kiện – ngành đẻ trứng vàng

Vai trò của tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là cơ hội để các doanh nghiệp tiếp xúc và giao lưu với khách hàng cũng như đối tác, giúp gia tăng mối quan hệ một cách nhanh chóng và hiệu quả. So với các kênh truyền thông khác, đây là phương pháp giúp doanh nghiệp được phổ biến rộng rãi hơn rất nhiều.

Việc tổ chức sự kiện thực chất là tạo ra một cơ hội để thu hút sự quan tâm và chú ý của giới truyền thông và công chúng mục tiêu. Các doanh nghiệp tổ chức sự kiện nhằm quảng bá sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của mình, từ đó giúp tăng doanh số bán hàng.

Một sự kiện thành công sẽ tạo ra tác động truyền thông hiệu quả đến những người tham gia. Ngược lại, một sự kiện thất bại có thể làm suy giảm giá trị và hình ảnh thương hiệu đối với công chúng. Do đó, tổ chức sự kiện là một phần không thể thiếu trong chiến dịch truyền thông marketing của bất kỳ doanh nghiệp nào. Dưới đây là một số vai trò quan trọng của tổ chức sự kiện:

Củng cố và phát triển thương hiệu: Điều đầu tiên và quan trọng nhất của việc tổ

chức sự kiện là củng cố và phát triển thương hiệu. Sự kiện là kênh quảng bá các sản phẩm, dịch vụ mới, thương hiệu, giúp công ty tiếp cận được nhiều khách hàng và đối tác. Các doanh nghiệp có thể thể hiện mình thông qua sự đầu tư quy mô lớn cho sự kiện, sự chuyên nghiệp của sự kiện thông qua cách tổ chức chương trình, nhân viên phục vụ, khâu quản lý… Từ đó, thương hiệu của doanh nghiệp có thể phát triển, được nhiều người quan tâm và có uy tín trên thị trường.

Tạo ấn tượng đẹp với khách hàng và đối tác: Khi tham dự sự kiện, khách hàng có cơ hội trải nghiệm trực tiếp các sản phẩm, dịch vụ và chất lượng từ công ty. So với việc chỉ xuất hiện trên truyền hình hay các báo mạng và phương tiện thông tin đại chúng, việc khách hàng có thể “mắt thấy, tai nghe, tay sờ” giúp họ cảm nhận sản phẩm một cách rõ ràng và đưa ra nhận xét chính xác nhất về doanh nghiệp.

Tìm kiếm được khách hàng tiềm năng: Đối với trường hợp các khách hàng chưa tiếp cận được những thông điệp quảng cáo của công ty trên các phương tiện truyền thông, thì sự kiện chính là một dịp để doanh nghiệp có thể quảng bá sản phẩm với các đối tượng tiềm năng của mình. Sau khi đã có ấn tượng và có cảm tình thông qua tham dự sự kiện, khả năng họ tìm đến công ty của sẽ là rất cao.

Điểm nhấn trong chiến dịch marketing: Đây là hình thức marketing khác biệt và độc đáo nhất vì nó cung cấp cho người tham dự những trải nghiệm thực tế, các sản phẩm thật do chính công ty sản xuất. Từ đó, sự kiện giúp củng cố thêm lòng của khách hàng về thương hiệu của doanh nghiệp.

Truyền tải thông điệp: Mỗi một sự kiện đều có thông điệp cụ thể. Muốn thông điệp được công chúng nhớ thì doanh nghiệp phải nhắc đi nhắc lại thông điệp đó một cách nhất quán từ đầu đến cuối. Thông điệp có thể được thể hiện qua hình ảnh, sân khấu, banner, quà tặng, sản phẩm, các tiết mục giải trí như nhảy múa, ảo thuật, trò chơi… Thông điệp cũng có thể được thể hiện qua lời như tên gọi sự kiện, bài phát biểu, các bài đăng trên mạng xã hội…

Công cụ của chiến lược truyền thông: Tổ chức sự kiện là sự kết hợp hài hòa giữa các yếu tố như hoạt động bán hàng, quản lý thông tin khách hàng, quan hệ công chúng, nghiên cứu thị trường, xây dựng thương hiệu và thâm nhập thị trường.

Đánh bóng thương hiệu: Tổ chức sự kiện là cơ hội để doanh nghiệp quảng bá tên tuổi của mình, từ một chương trình giới thiệu sản phẩm mới trong 3 tháng, đến một cuộc hội nghị khách hàng, chuyến đi dã ngoại cho nhân viên, hay một buổi gặp gỡ báo chí nhân dịp xuất khẩu lô hàng đầu tiên.

Các thành phần tham gia một sự kiện

Một sự kiện luôn đòi hỏi sự tham gia của nhiều bên, từ khách mời, nhà đầu tư, tổ chức, truyền thông cho đến cộng đồng địa phương. Tuy nhiên, để thực hiện một sự kiện, còn cần sự hỗ trợ từ các đối tác khác như địa điểm tổ chức, dịch vụ vận chuyển, lưu trú và ẩm thực.

Các bên tham gia vào sự kiện có thể là tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân trực tiếp hoặc gián tiếp tham gia vào các hoạt động, công việc của sự kiện. Người tham gia sự kiện bao gồm các nhóm chính như sau:

• Nhà đầu tư sự kiện (bao gồm cả nhà tài trợ sự kiện);
• Nhà tổ chức sự kiện (doanh nghiệp tổ chức sự kiện).
• Nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện: cung cấp dịch vụ, hàng hóa cho sự kiện.
• Khách mời (tham gia sự kiện).
• Khách vãng lai tham dự sự kiện.
• Chính quyền và cư dân nơi diễn ra sự kiện. 

Khách mời tham dự sự kiện: được gọi là khách mời, là các tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân mà nhà đầu tư sự kiện mời đến tham gia các hoạt động của sự kiện. Họ là đối tượng chính mà sự kiện muốn tác động đến và cần được xem xét khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Tham dự sự kiện thường là miễn phí, nhưng đôi khi có thể phải trả một khoản phí nhất định để nhận được các giá trị tinh thần hoặc vật chất.

Khách mời có thể là khán giả, đặc biệt khi sự kiện bán vé. Tuy nhiên, không phải tất cả khán giả đều là khách mời; những người tham dự một cách tình cờ hoặc không thuộc đối tượng mục tiêu của sự kiện chỉ được xem là khách vãng lai.

Tổ chức sự kiện xúc tiến thương mại

Khách vãng lai: là các tổ chức doanh nghiệp hoặc cá nhân tham dự sự kiện vì một lý do nào đó, nhưng không thuộc các nhóm đã nêu trên. Mặc dù được xem xét trong kế hoạch tổ chức sự kiện, nhưng ảnh hưởng của họ thường không đáng kể. Trong một số trường hợp, họ có thể trở thành khách mời trong quá trình diễn ra sự kiện.

Nhà đầu tư sự kiện: còn được gọi là những chủ thể chính của sự kiện, có thể là tổ chức doanh nghiệp hoặc cá nhân, đầu tư kinh phí để tổ chức sự kiện hoặc thuê bên tổ chức sự kiện. Trách nhiệm chính của họ là đảm bảo các yếu tố liên quan đến sự kiện và mang lại lợi ích cho tổ chức và cộng đồng.

Nhà tài trợ sự kiện: Đây là các tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân hỗ trợ sự kiện bằng kinh phí, cơ sở vật chất kỹ thuật, hoặc nhân lực, nhằm góp phần vào thành công của sự kiện và thu được lợi ích cá nhân và xã hội. Họ có quyền ảnh hưởng đến một số khía cạnh của sự kiện, nhưng cũng phải chịu trách nhiệm đối với các vấn đề liên quan.

Nhà tổ chức sự kiện: hay còn gọi là bên được thuê tổ chức sự kiện, là những tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân được nhà đầu tư sự kiện thuê và ủy quyền tổ chức sự kiện. Họ phải tuân thủ các điều khoản, quyền lợi và nghĩa vụ trong quá trình tổ chức sự kiện, cũng như chịu trách nhiệm trước pháp luật. Ngoài việc tổ chức sự kiện, họ còn đóng vai trò trung gian giữa các nhà cung ứng dịch vụ và khách hàng.

Khách hàng của nhà tổ chức sự kiện: là những người được phục vụ và sẽ thanh toán chi phí cho dịch vụ tổ chức sự kiện. Đối tượng này có thể khác nhau tùy theo loại hình sự kiện.

Nhà cung ứng dịch vụ: với trách nhiệm là bổ trợ cho tổ chức sự kiện là các tổ chức, doanh nghiệp cung cấp các dịch vụ hoặc hàng hóa phụ trợ như lưu trú, ăn uống, giải trí, thể thao, văn phòng, an ninh… thông qua các hợp đồng hoặc thỏa thuận khác với nhà tổ chức sự kiện. Họ có các cam kết, quyền lợi và nghĩa vụ liên quan đến quá trình tổ chức sự kiện. Vì đa dạng về dịch vụ trong sự kiện, nhà tổ chức thường cần sự hỗ trợ từ các nhà cung ứng dịch vụ.

Tình nguyện viên tham gia sự kiện: là những người tình nguyện giúp đỡ trong quá trình tổ chức và diễn ra sự kiện. Thường họ hỗ trợ theo chỉ đạo của ban tổ chức sự kiện hoặc nhà tổ chức sự kiện.

Chính quyền và cư dân nơi diễn ra sự kiện là: những bên chịu ảnh hưởng trực tiếp trong thời gian sự kiện diễn ra. Phạm vi ảnh hưởng có thể từ một khu phố nhỏ đến một thành phố, quốc gia tùy thuộc vào quy mô của sự kiện.

Các loại hình sự kiện phổ biến hiện nay

• Sự kiện kinh doanh: Các sự kiện liên quan đến hoạt động kinh doanh.
• Sự kiện doanh nghiệp: Các sự kiện, chương trình liên quan đến công ty, doanh nghiệp, như tổ chức lễ kỷ niệm ngày thành lập, hội nghị tri ân khách hàng, hội nghị cho nhân viên…
• Sự kiện gây quỹ: Nhằm mục đích huy động quỹ.
• Triển lãm: Sự kiện trưng bày sản phẩm hoặc nghệ thuật.
• Hội chợ thương mại: Sự kiện tập trung vào việc trao đổi thương mại và quảng bá sản phẩm.
• Sự kiện giải trí: Sự kiện mang tính chất giải trí như hoà nhạc, biểu diễn trực tiếp.
• Lễ hội: Sự kiện kỷ niệm hoặc liên hoan với không khí vui vẻ và phấn khích.
• Sự kiện chính phủ: Các sự kiện được tổ chức bởi các cơ quan nhà nước.
• Họp hành: Các cuộc họp hoặc gặp giao lưu giữa các cá nhân hoặc tổ chức.
• Hội nghị, Hội thảo: Các sự kiện tập trung vào việc trao đổi thông tin và thảo luận về các chủ đề cụ thể.
• Sự kiện văn hoá và xã hội: Liên quan đến văn hoá và xã hội của cộng đồng.
• Sự kiện thể thao: Các sự kiện trong lĩnh vực thể thao như các giải đấu, giải thể thao.
• Sự kiện marketing: Các sự kiện liên quan đến hoạt động marketing.
• Sự kiện khuyến mãi: Sự kiện kết hợp với chương trình khuyến mãi hoặc xúc tiến thương mại.
• Ra mắt thương hiệu và sản phẩm: Sự kiện liên quan đến việc giới thiệu thương hiệu, nhãn hàng hoặc sản phẩm mới.

Các xu hướng phát triển của ngành tổ chức sự kiện

Hiện nay, tổ chức sự kiện đang thu hút sự quan tâm ngày càng cao từ các doanh nghiệp. Đối với họ, sự kiện không chỉ là một phần của chiến lược marketing, mà còn là một cơ hội quan trọng để tạo dựng và thúc đẩy mối quan hệ với khách hàng. Để đạt được thành công, việc chuẩn bị nhân lực, lập kế hoạch và có ý tưởng sáng tạo là quan trọng, nhưng không thể bỏ qua việc cập nhật xu hướng mới nhất. Điều này giúp sự kiện không chỉ hiệu quả trong việc quảng bá mà còn xây dựng hình ảnh tích cực và tạo ấn tượng sâu sắc trong lòng khách hàng.

Dưới đây là những xu hướng tổ chức sự kiện đang phát triển mạnh mẽ sau đại dịch Covid-19 những năm qua mà các công ty tổ chức sự kiện cũng như các doanh nghiệp cần cập nhật:

Tổ chức sự kiện ứng dụng công nghệ cao

Trend (xu hướng) tổ chức sự kiện hiện nay chú trọng vào việc áp dụng công nghệ cao. Sử dụng các công nghệ thông minh trên thiết bị di động, máy tính và các công nghệ như thực tế ảo, 3D mapping, hình ảnh ba chiều… là điểm nổi bật của các sự kiện. Đồng thời, các sự kiện cũng được đầu tư vào hiệu ứng hình ảnh, màn hình LED, âm thanh ánh sáng đa dạng và sắc nét hơn, không chỉ tạo ra trải nghiệm đáng nhớ mà còn thu hút sự chú ý của khách mời.

Mặc dù việc này đòi hỏi sự đầu tư kỹ lưỡng và chi phí lớn từ doanh nghiệp, nhưng lại mang lại hiệu quả kinh doanh đáng kể. Sự kiện được nâng cao chất lượng không chỉ để lại dấu ấn mạnh mẽ mà còn lan tỏa tốt hơn trong cộng đồng.

Trải nghiệm không gian sự kiện, sân khấu độc đáo

Sân khấu và không gian tổ chức được coi là trung tâm của mọi sự kiện. Một sân khấu độc đáo sẽ khiến khán giả say mê và luôn nhớ đến sự kiện đó. Vì vậy, các chuyên gia tổ chức sự kiện luôn tập trung vào việc thiết kế sân khấu độc đáo nhưng vẫn phản ánh được bản sắc thương hiệu riêng của mỗi doanh nghiệp.

Tổ chức sự kiện kết hợp với nghệ thuật đặc sắc

Ngoài việc đầu tư vào việc tạo hình sân khấu và không gian sự kiện, các đơn vị tổ chức sự kiện cũng đặc biệt chú trọng vào các tiết mục biểu diễn trong chương trình. Thay vì lựa chọn những tiết mục truyền thống đơn giản như ca múa hát, hiện nay các doanh nghiệp đang ưu tiên đầu tư vào các tiết mục nghệ thuật phức tạp hơn như múa tương tác LED, múa lụa, múa tương tác hologram, hoặc múa hoạt cảnh…

Các tiết mục nghệ thuật này được thiết kế và dàn dựng một cách tỉ mỉ nhằm làm nổi bật thông điệp của chương trình, tạo ra hiệu ứng “WOW” trên sân khấu. Chúng giúp khách mời có cái nhìn tổng quan về doanh nghiệp thông qua các biểu diễn độc đáo này, để lại dấu ấn mạnh mẽ trong lòng khán giả.

Tổ chức sự kiện kết hợp với truyền thông, mạng xã hội

Mạng xã hội thực sự là một công cụ kết nối khổng lồ để truyền thông về sự kiện. Nó giúp sự kiện lan tỏa đến đông đảo người tham gia, giúp mọi người nhanh chóng biết đến sự kiện và cho các đơn vị tổ chức biết được mức độ quan tâm của khách hàng đối với sự kiện sắp diễn ra.

Bằng cách áp dụng các kỹ thuật quảng cáo và truyền thông, cùng với việc sử dụng các thuật toán chuyên ngành, ta có thể tạo ra sự chú ý trên các nền tảng mạng xã hội như Facebook, Tiktok,…nhằm thu hút sự quan tâm của đông đảo người dùng. Khi sự kiện được chú ý, khả năng tương tác và bình luận về sự kiện cũng sẽ tăng lên, đồng nghĩa với việc mang lại hiệu quả nhất định cho sự kiện.

Kết hợp truyền thông và mạng xã hội không chỉ giúp sự kiện được lan tỏa rộng rãi trong cộng đồng mà còn hứa hẹn là một xu hướng tổ chức sự kiện hoàn hảo mà các doanh nghiệp có thể lựa chọn.

Nâng cao trải nghiệm khách mời

Hiện nay, tổ chức sự kiện không chỉ dừng lại ở việc mời khách đến tham gia, chụp hình và thưởng thức tiệc nữa. Thay vào đó, các đơn vị tổ chức đang đưa ra nhiều ý tưởng và hoạt động giao lưu mới lạ trước và trong sự kiện, để khách hàng có thể tham gia và trải nghiệm tự do.

Việc nâng cao trải nghiệm của khách hàng là vấn đề quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Không chỉ cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ, mà việc tối ưu và đa dạng hóa trải nghiệm của khách mời cũng giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng một cách tự nhiên và hiệu quả nhất. Điều này tăng cường sự gắn kết giữa khách hàng và thương hiệu.

Hầu hết mọi người tham dự sự kiện đều muốn trải nghiệm những điều mới mẻ. Họ sẵn lòng chi tiền để có được trải nghiệm thú vị hơn là mua các sản phẩm vật chất. Công chúng sẽ luôn nhớ những cảm xúc mà sự kiện mang lại, những điều thú vị mà họ trải nghiệm lần đầu tiên, chắc chắn sẽ in sâu vào tâm trí của họ.

Quy trình 7 bước tổ chức sự kiện chi tiết 

Lên concept và theme sự kiện

Dựa vào mục đích và đối tượng chính của sự kiện để xác định loại hình phù hợp. Chủ đề của sự kiện sẽ được ảnh hưởng và hạn chế bởi các yếu tố như địa điểm tổ chức, văn hóa riêng của khách hàng, nguồn lực, âm thanh ánh sáng, cũng như cách thức phục vụ và trang trí.

Chủ đề này sẽ phải tuân theo và chịu ảnh hưởng từ nhiều yếu tố vĩ mô như luật pháp, lựa chọn địa điểm tổ chức, văn hóa của khách hàng, và nguồn lực có sẵn; cũng như những yếu tố vi mô như địa điểm tổ chức, chương trình giải trí, diễn giả, cách trang trí, ánh sáng và âm thanh, cũng như các kỹ xảo và hiệu ứng đặc biệt.

Lễ kỷ niệm 30 năm thành lập BMT Group

Viết chương trình cho sự kiện

Nội dung chính của bản thiết kế sự kiện thường được trình bày dưới dạng tài liệu Word hoặc PowerPoint, thể hiện ý tưởng và nội dung của chương trình, đồng thời kèm theo bảng báo giá.

Thông thường, đây là giai đoạn quan trọng nhất trong quá trình tổ chức sự kiện, làm nên sự khác biệt giữa các công ty sự kiện. Tuy nhiên, một ý tưởng hay không đảm bảo sự thành công của sự kiện mà còn phụ thuộc vào khâu tổ chức.

Nền tảng và mục đích của chương trình cần được nêu rõ và nắm bắt được nhu cầu của đối tượng tham gia. Các ý tưởng cần được phác thảo một cách tổng quan về chương trình. Bản thiết kế sự kiện cần có các thiết kế hoặc hình ảnh minh họa, không cần quá chi tiết nhưng phải cụ thể hóa được ý tưởng. Cuối cùng, tính thực thi của chương trình cần được mô tả chi tiết, bao gồm lịch trình sơ bộ, các biểu mẫu cần thiết, để tăng tính thuyết phục.

Ngoài ra nếu mở rộng có thể kể thêm: 

• Mục tiêu: khác với mục đích là lý do làm sự kiện, mục tiêu định lượng và định tính hóa những gì cần đạt được thông qua sự kiện. 
• Mô tả địa điểm dự kiến tổ chức: sơ đồ, mặt bằng, đặc điểm… 
• Các phương án để đảm bảo số người tham gia, đảm bảo việc tài trợ. 
• Kế hoạch PR, quảng cáo, tuyên truyền cho sự kiện.
• Cấu trúc nhân sự nhóm sự kiện.
• Kinh phí dự kiến.
• Bạn cung cấp được những gì cho khách hàng thông qua sự kiện. Tại sao họ nên chọn agency của bạn.

Tổ chức sự kiện hội nghị

 Lên kế hoạch triển khai sự kiện

Trong một bảng kế hoạch, thường có các hạng mục sau:

• Kế hoạch tài chính
• Kế hoạch truyền thông

• Kế hoạch tổ chức, bao gồm chuẩn bị cơ sở vật chất, công tác logistic, kế hoạch biểu diễn, an ninh, ngoại giao, và các thủ tục pháp lý.
• Tùy thuộc vào loại sự kiện cụ thể mà bảng kế hoạch có thể bổ sung các hạng mục khác.
• Bảng phân công công việc là một phần quan trọng, xác định người chịu trách nhiệm chính cho từng công việc. Điều này đảm bảo sự chuyên nghiệp và hiệu quả trong việc tổ chức sự kiện. Bảng này thường bao gồm danh sách chi tiết các công việc cần làm (đặt hàng, trang trí, tổ chức chương trình), checklist và deadline cho từng hạng mục, cũng như phân tích rủi ro có thể xảy ra.

Thực hiện kế hoạch và kiểm soát

Thực hiện công việc theo kế hoạch đã đưa ra theo dõi quản lý công việc, xử lý các vấn đề phát sinh. Theo dõi cập nhật chi phí phát sinh. Dựa vào các khâu đã được lên sẵn trước đó, các bạn bộ phận nhân sự phải thực hiện theo đúng như kế hoạch trước đó để tránh xảy ra những điều xảy ra ngoài ý muốn. Mỗi bộ phận cần có trách nhiệm hoàn thành tốt công việc của mình được giao, đúng kế hoạch, đúng thời hạn tránh sự kiện diễn ra chậm trễ làm ảnh hưởng đến những bộ phận khác. Lúc này mọi người sẽ thực hiện công việc theo kế hoạch và có sự giám sát của các trưởng bộ phận. 

• Liên hệ chặt chẽ với các đối tác bên ngoài (công ty cho thuê dụng cụ, thiết bị, dịch vụ vận chuyển, các lực lượng biểu diễn…)
• Tổ chức các cuộc họp định kỳ với những người tham gia tổ chức sự kiện để đảm bảo rằng các công việc đang được triển khai.

Tiến hành tổ chức

Trước khi sự kiện chính diễn ra, thường có một buổi chạy thử được tổ chức, thường là trước một ngày. Điều này giúp việc phối hợp giữa các bộ phận diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả hơn, đồng thời giảm thiểu rủi ro cho sự kiện. Các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được giao. Khi có sự cố phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập trung để giải quyết ngay tại chỗ.

Kết thúc sự kiện

Sau sự kiện, sẽ tiến hành tổng hợp kết quả của sự kiện, tạo ra cơ sở dữ liệu để tham khảo cho các sự kiện sau này. Đồng thời, sẽ tổng hợp chi phí thực hiện và các chi phí phát sinh, thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp và khách hàng.

Đánh giá

Các bộ phận sẽ viết báo cáo sau sự kiện, ghi lại những thiếu sót trong quá trình chuẩn bị, diễn ra và kết thúc sự kiện để rút ra kinh nghiệm cho các sự kiện tiếp theo.

Hiểu rõ các yếu tố quan trọng và nắm vững quy trình tổ chức sẽ mang lại cho bạn sự tự tin và khả năng tạo nên những sự kiện thành công, để lại ấn tượng khó phai trong lòng khách mời. Ngoài ra nếu bạn cần một công ty tổ chức sự kiện. Hãy liên hệ Phan Đăng, chúng tôi sẽ thay bạn tổ chức nên một chương trình đáng nhớ. 

CÔNG TY NHÂN LỰC VÀ TRUYỀN THÔNG PHAN ĐĂNG

Địa chỉ:

• – Văn phòng: 572 Lê Quang Định, Phường 1, Q. Gò Vấp, TP.HCM
• – Chi nhánh 1: 96 Khánh An, Phường Hòa Khánh Bắc, Q. Liên Chiểu, TP. Đà Nẵng
• – Chi nhánh 2: Số 3, Liền Kề 27, P. Trịnh Văn Bô, KĐT Mới Cân Khanh, Hoài Đức, TP. Hà Nội

Điện thoại:  0703 495 678

Email: phadanco@gmail.com

Website: www.phandang.com

Fanpage: https://www.facebook.com/truyenthongphandang/

>> Xem thêm: Hồ sơ năng lực của Truyền Thông Phan Đăng