Tổ Chức Sự Kiện | Những Kiến Thức Bạn Nên Biết

Tổ chức event, sự kiện không còn là chương trình mới mẻ ở Việt Nam nữa. Thế nhưng, nhiều người còn chưa biết những kiến thức cơ bản về “tổ chức sự kiện“. Những khâu nên có, nội dung bố cục của một chương trình để chúng ta có một buổi lễ thành công ngoài mong đợi. Ở bài viết này, Truyền thông Phan Đăng sẽ giúp chúng ta hiểu hơn về mô hình này. Quý vị hãy cùng theo dõi nhé!

Đầu tiên, chúng ta tìm hiểu: “Tổ chức sự kiện là gì?”

TỔ CHỨC SỰ KIỆN LÀ GÌ?

Để định nghĩ được “Tổ chức sự kiện là gì?”, chúng ta hay tách cụm từ thành 2 yếu tố: Tổ chức + Sự Kiện

• Tổ chức là một hoạt động của con người nhằm đạt được một mục đích nào đó ở một thời gian và không gian nhất định
• Sự kiện là một sự việc xảy ra mà sự việc đó có ý nghĩa quan trọng đến đời sống xã hội của một cá nhân hay tổ chức nào đó. Nó không nhất thiết phải là những sự việc lớn lao mà chỉ cần có ý nghĩa đến đời sống xã hội là được. Tuy nhiên, sự việc đó nó phải truyền tải và lan tỏa được thông điệp mà cá nhân hay tổ chức mong muốn cho sự việc đó.

Như vậy, tổ chức sự kiện một hoạt động của con người cho một sự việc có ý nghĩa đến đời sống xã hội của một cá nhân hay tổ chức nào đó ở một thời điểm nhất định.

Chương trình Tiệc Tất Niên, Truyền Thông Phan Đăng Tổ Chức

CÁC LĨNH VỰC TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN LÀ GÌ?

Để tìm hiểu “các lĩnh vực trong sự kiện“, chúng ta cần phải biết những thông tin như sau:

• Như đã nói ở trên, sự kiện không nhất thiết phải là những chương trình lớn như: Tiếng hát truyền hình, các chương trình thể thao,… mà còn bao gồm cả những chương trình địa phương nhỏ lẽ như cưới hỏi, ma chay, sinh nhật, từ thiện,… miễn sao các chương trình đó có ý nghĩa đến đời sống xã hội của một các nhân hay tổ chức.
• Các hoạt động liên quan đến PR, tiếp thị thương mại hay truyền thông. Giới thiệu sản phẩm, các hoạt động tiếp thị và thương mại của doanh nghiệp như hội nghị, hội thảo, khai trương, triển lãm hội chợ,… đều được gọi là các sự kiện.

Ở Việt Nam chúng ta, “tổ chức sự kiện” là một lĩnh vực, một nghành nghề đặc thù. Không chỉ Công ty Truyền thông Phan Đăng mà tất cả các đơn vị hành nghề phải xây dựng được một hệ thống lý luận về nghề nghiệp tương đối chặt chẽ và đầy đủ. Cùng với đó là một đội ngũ công nhân viên chuyên nghiệp, tâm huyết, yêu nghề thì mới hành nghề đươc.

Trong tổ chức sự kiện bao gồm các lĩnh vực sau

• Bussiness event: Đây là các chương trình liên quan đến xúc tiến thương mại, đến hoạt động kinh doanh.
• Festive events: Là các chương trình lễ hội, liên hoan, kỉ niệm…
• Workshops: Là chương trình giới thiệu sản phẩm, bán hàng tại điểm tổ chức.
• Brand and product launches: Các sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm…
• Trade fairs: Là việc tổ chức các hội chợ thương mại.
• Conventions: Là các buổi Hội nghị.
• Conferences: Là các buổi Hội thảo.
• Social and cultural events: Các sự kiện về văn hoá, xã hội.
• Concerts/live performances: Các bổi biểu diễn trực tiếp, đêm hòa nhạc,..
• Social and cultural events: Các sự kiện về văn hoá, xã hội.
• Promotional events: Các sự kiện kết hợp khuyến mãi và xúc tiến thương mại.
• Corporate events: Là các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp như lễ kỷ niệm ngày thành lập, hội thảo, hội nghị,…
• Government events: Là các sự kiện của các cơ quan nhà nước như đại hội đảng, hội nghị trung ưng đảng,…
• Entertainment events: Các sự kiện mang tính chất giải trí.
• Meetings: Là các buổi gặp gỡ giao lưu, họp hành,…
• Marketing events: Các sự kiện liên quan tới marketing.
• Seminars: Là các buổi hội thảo chuyên đề.
• Exhibitions: Là các hoạt động triển lãm.
• Fundraising events: Là các sự kiện nhằm mục đích gây quỹ.
• Sporting events: Các sự kiện trong lĩnh vực thể thao.

Công ty Truyền thông Phan Đăng Tổ Chức Thể Thao CEO CUP giữa các Doanh Nghiệp

VAI TRÒ CỦA TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Tổ chức sự kiện có vai trò quan trọng trong việc truyền tải thông điệp mà người tổ chức muốn nhiều người khác nhận được thông điệp ấy với một ý nghĩa nào đó. Tạo sự chú ý và thu hút sự quan tâm của các đối tượng tham gia. Chính vì thế, tổ chức sự kiện là một cái cớ để thu hút sự quan tâm, chú ý của giới truyền thông hay các đối tượng mục tiêu mà người tổ chức nhắm đến.

Ở Công ty truyền thông Phan Đăng, các đơn vị đăng kí làm Event hay tổ chức sự kiện chủ yếu là để đánh bóng cho sản phẩm, cho dịch vụ hay thương hiệu của họ ra thị trường. Để từ đó giúp họ bán được hàng và tăng doanh thu. Từ đó, chúng ta thấy được rằng tổ chức sự kiện còn đóng vai trò quan trọng trong các hoạt động tiếp thị, quảng bá sản phẩm ra công chúng. Tầm quan trọng của nó chỉ đứng sau nghiên cứu sản phẩm và quảng cáo mà thôi.

Phân biệt tổ chức sự kiện truyền thông thành công hay thất bại

Một “sự kiện thành công” sẽ nó tạo ra được những tác động truyền thông hiệu quả đến với những người đã tham gia vào nó.

Còn một “sự kiện thất bại” có thể làm suy giảm giá trị cũng như hình ảnh thương hiệu đối với công chúng.

MỤC ĐÍCH CỦA TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Mục đích của Tổ chức sự kiện

Như Phan Đăng đã phân tích ở trên, mỗi một sự kiện được tổ chức đều có một mục đích nhất định. Đó là những kết quả mà nhà đầu tư và đơn vị tổ chức mong muốn nhận được sau khi kết thúc. Thông thường, tổ chức sự kiện thường hướng đến 3 mục đích như sau:

• Nhằm hỗ trợ cho các chiến dịch truyền thông xây dựng và phát triển hình ảnh sản phẩm, quảng bá dịch vụ và thương hiệu của nhà đầu tư.
• Giúp cải thiện hoặc làm thay đổi nhận thức của cộng đồng đối với thương hiệu hay nhãn hiệu của nhà đầu tư.
• Phát triển tối đa những hiệu ứng truyền thông nhằm chạm đến cảm xúc của khách hàng mục tiêu mà nhà đầu tư hướng đến.

Tùy theo mỗi chương trình mà tổ chức sự kiện có ý nghĩa khác nhau. Có lúc nó còn nhằm các mục tiêu khác như hỗ trợ bán hàng, PR sản phẩm hay góp vui cho các dịp lễ kỉ niệm như sinh nhật, cưới hỏi. Hay chia sẻ những mất mát, đau thương như ma chay, tế lễ,…

Truyền thông Phan Đăng luôn là công ty được ưu tiên làm các chương trình lớn

Quý khách có nhu cầu tổ chức sự kiện vui lòng liên hệ để được tư vấn

CÔNG TY NHÂN LỰC VÀ TRUYỀN THÔNG PHAN ĐĂNG

Địa chỉ:

• – Văn phòng: 572 Lê Quang Định, Phường 1, Q. Gò Vấp, TP.HCM
• – Chi nhánh 1: 96 Khánh An, Phường Hòa Khánh Bắc, Q. Liên Chiểu, TP. Đà Nẵng
• – Chi nhánh 2: Số 3, Liền Kề 27, P. Trịnh Văn Bô, KĐT Mới Cân Khanh, Hoài Đức, TP. Hà Nội

Điện thoại:  0703 495 678

Email: phadanco@gmail.com

Website: www.phandang.com

Fanpage: https://www.facebook.com/truyenthongphandang/

>> Xem thêm: Hồ sơ năng lực của Truyền Thông Phan Đăng