Kịch Bản, Kế Hoạch Tổ Chức Lễ Khai Trương

Kế hoạch tổ chức lễ khai trương cho doanh nghiệp

Checklist các hạng mục sự kiện lễ khai trương

Để đảm bảo được sự kiện lễ khai trương diễn ra đúng quy mô, mục đích và giới hạn ngân sách dự kiến. Doanh nghiệp nên lập checklist các hạng mực thực hiện sự kiện bao gồm:

Thời gian, địa điểm tổ chức lễ khai trương.

Mục đích và yêu cầu về quy mô, hình ảnh truyền thông, chi phí, đối tượng và số lượng khách mời tham dự sự kiện.

Các hạng mục cơ sở vật chất tổ chức sự kiện: (âm thanh, ánh sáng, bàn ghế, nhà bạt, sân khấu, standee, trang trí, bộ dụng cụ cắt băng khai trương…)

Nhân sự thực hiện: MC, lễ tân, khách VIP, ban tổ chức, đội lân sư rồng, nhóm múa, nhóm nhảy, ca sỹ, quay phim, chụp hình sự kiện,…

Các tư liệu (tờ rơi, sản phẩm mẫu, video giới thiệu sản phẩm, dịch vụ) cho khách hàng tới dự lễ khai trương.

Các ấn phẩm cần thiết kế cho buổi khai trương: thư mời, tờ rơi, banner, backrop sân khấu, standee, layout mặt bằng sự kiện,…

Kịch bản tổ chức lễ khai trương

Lựa chọn thời gian, địa điểm khai trương

Để có được buổi lễ khai trương diễn ra trọn vẹn, chỉnh chu và chuyên nghiệp, công ty cần chuẩn bị chu đáo, kỹ lưỡng về thời gian và địa điểm phù hợp để tổ chức lễ khai trương.

Thời gian

• Ngày tốt khai trương – Ngày Tốc Hỷ: Ngày Tốc Hỷ là một ngày tốt ứng với các con số là 03, 06 và 09. Xét về tượng vật thì nó ứng với điện thoại, công văn, thư báo, thư tín, thông tin. Xét về sự việc thì nó ứng với tình cảm, đám cưới, tin mừng… Như vậy, ngày Tốc Hỷ là ngày tốt để thực hiện các việc trọng đại như khởi công, khai trương, xuất hành…
• Ngày tốt khai trương – Ngày Đại Cát: Trong chu kỳ tuần hoàn vận động của sáu cung thì Tiểu Cát ứng ở vị trí số 5. Đây là một ngày tốt lành, mang lại nhiều điều cát lợi, may mắn cho gia chủ. Xem ngày khai trương 2021 vào ngày Tiểu Cát sẽ giúp người kinh doanh buôn bán thu nhận được nhiều tài lộc, tiền bạc và danh tiếng.
• Ngày tốt khai trương – Ngày Đại An: Ngày Đại An là ngày mang lại điềm may mắn, cảm giác an tâm về mặt tâm lý. Ý nghĩa của ngày Đại An được ghép lại từ 2 từ: Đại – là lớn, vững mạnh, lâu dài; An – là bình an, suôn sẻ, được bảo vệ che chở và thành công. Như vậy, ngày Đại An có ý nghĩa là ngày mang lại sự yên ổn, thành công và thịnh vượng kéo dài.

Doanh nghiệp có thể dựa vào lịch vạn niên để lựa chọn những ngày tốt thuộc về ngày tốc hỷ, đại cát, đại an… phù hợp với tướng mệnh của mình. Ngoài ra, cần chú ý ngày tổ chức khai trương có phù hợp với thời gian để có sự góp mặt của khách mới sự kiện hay không.

Địa điểm

Doanh nghiệp có thể tổ chức trước mặt tiền của showroom, cửa hàng, văn phòng của mình (nếu diện tích mặt tiền cho phép). Nếu tổ chức khai trương ngoài mặt tiền đường, doanh nghiệp chú ý nên có phương án phân luồng giao thông, chỗ để xe khách tham dự, không gian bố trí sân khấu, bàn ghế, âm thanh, ánh sáng sự kiện, mái che nắng, mưa trong suốt thời gia chuẩn bị và triển khai lễ khai trương.

Trong trường hợp không gian mặt tiền không đủ để tổ chức lễ khai trương thì chọn tổ chức trong showroom, văn phòng… Phương án này an toàn hơn về thời tiết, chủ động được nhiệt độ không gian. Nhưng sẽ giảm đi yếu tố truyền thông của buổi lễ khai trương cho các sản phẩm, dịch vụ đối với người đi đường.

Lên ngân sách cho kế hoạch tổ chức khai trương chi tiết

Khi lên ngân sách, doanh nghiệp cần hoạch định các yếu tố cần phải chi. Cụ thể bao gồm:

• Địa điểm (thuê địa điểm, đồ dùng tại địa điểm…)
• Đồ ăn thức uống: ăn tiệc bàn tròn set mennu hay tiệc buffet, teabreack…
• Trang trí (hoa, bóng bay, cổng chào…)
• Âm thanh ánh sáng (loa, đèn, nhạc, màn hình…)
• Văn nghệ (ca hát, nhảy múa, thuê ca sĩ…)
• Set up (sân khấu, bàn ghế… nếu không có trong phí thuê địa điểm)
• Thiết kế, in ấn (banner, backdrop, thiệp mời, menu, brochure, place card…)
• Photo, camera
• Nhân sự (nhân công setup, dàn dựng, ca sĩ, PG, tiếp tân, đồng phục…)
• Game, quà tặng
• Đi lại, vận chuyển
• Giao tiếp (nếu có liên quan nhiều đến gọi điện thoại, gửi thiệp mời)
• Bảo hiểm, bảo vệ (nếu có)
• Chi phí dự phòng, chi phí phát sinh…

Nghi thức cắt băng khánh thành đánh dấu bước đầu hoạt động của Đại lý

Tiến hành thi công, dàn dựng trang trí buổi lễ

• Bên ngoài khu vực lễ: Treo banner, bandroll, cờ phướn, cờ lưu xung quanh khu vực lễ.
• Khu vực cổng chào: Lắp đặt cổng chào (cổng hơi), cột barie, thảm đỏ, cây kiểng lối đi khu vực lễ.
• Khu vực lễ: Lắp đặt nhà bạt, sân khấu, backdrop, thảm trải, bàn ghế khách mời, bàn tiếp tân, trang trí.
• Khu vực khai trương: Treo băng khánh thành, cột barie…
• Khu vực tiệc: Quầy teabreak, bàn ghế…

Thực hiện nghi thức cúng khai trương và khấn khai trương

Sau khi chọn được ngày tốt để khai trương, doanh nghiệp cần chuẩn bị những lễ vật để dâng lên hương án theo tục lệ để cầu cho showroom, cửa hàng, văn phòng được làm ăn thuận lợi, may mắn.

Chủ doanh nghiệp sẽ chuẩn bị bài văn cúng và làm lễ cúng khai trương trước khi buổi lễ diễn ra chính thức.

Mẫu kịch bản tổ chức lễ khai trương

Các buổi lễ khai trương hiện nay đều thường được tổ chức chung một quy trình nhằm đảm bảo sự nhất quán, chuyên nghiệp. Thông thường bất kỳ một buổi lễ khai trương nào cũng đều có các phần chính bao gồm:

• Chào đón khách mời – Giới thiệu đại biểu
• Múa Lân – Sư – Rồng – Phát biểu khai trương
• Cắt băng khai trương – Giao lưu văn nghệ
• Giao lưu tiệc liên hoan khai trương – Tiễn khách ra về

Tuy các phần trong buổi lễ khá dễ để nắm bắt, nhưng điều quan trọng đó là làm sao cho thật suôn sẻ, chuyên nghiệp và thể hiện được tinh thần của doanh nghiệp.

Đại diện công ty chụp hình lưu lại những khoảnh khắc cùng khách tham dự

Chào đón khách mời

• Bố trí đội ngũ nhân sự PG, PB. Gồm 3 nhóm. Nhóm 1 đón khách từ cổng và mời đến quầy tiếp tân. Nhóm 2 đứng ở quầy tiếp tân và cài hoa hoặc dán logo thương hiệu cho khách. Nhóm 3 đón tiếp khách vào chỗ ngồi và quầy teabreak.
• Bố trí nhân sự hướng dẫn khách chỗ đậu xe. Nhận hoa, quà từ khách tặng, biếu chúc mừng doanh nghiệp.
• Màn hình LCD, LED chiếu hình ảnh về công ty và các đối tác.
• Đội lân múa đón khách ở trước cổng.
• Kiểm tra liên tục tiến trình, các khâu chuẩn bị, thử âm thanh, micro, ánh sáng…
• Điểm lại danh sách khách mời cho MC. Và xác nhận xem khách đã đến đủ hay chưa.
• Tiết mục văn nghệ
• MC ổn định khách và tuyên bố lý do của buổi lễ
• Múa Lân – Sư – Rồng mở màn chúc mừng
• Các tiết mục ca hát, nhảy múa làm nóng chương trình

Khai mạc

• MC giới thiệu về đại biểu, khách quý, khách mời tham dự
• Màn hình trình chiếu video quá trình thành lập và phát triển của công ty
• MC mời lãnh đạo doanh nghiệp lên phát biểu, chia sẻ cảm nghĩ và những lời chúc mừng

Cắt băng khai trương

• MC mời lãnh đạo doanh nghiệp và các đơn vị có liên quan cắt băng khai trương
• MC mời đại biểu lên khui sâm banh, cắt bánh thực hiện nghi thức chúc mừng, PG mang khay sâm banh đến mời khách dùng.

Sau khi cắt băng khai trương, MC giới thiệu qua về sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp thêm lần nữa. Và mời mọi người tham quan địa điểm khai trương, trải nghiệm và dùng thử sản phẩm. Cuối cùng là chiêu đãi khách với bữa tiệc nhẹ.

Kết thúc buổi lễ khai trương

• Chụp hình giao lưu với các đối tác, khách mời
• Bố trí nhân sự tiễn khách ra xe, đón xe
• Tặng quà cho khách mời để gây thiện cảm và ấn tượng trong lòng khách tham dự sự kiện

Một buổi lễ khai trương hoành tráng, gây được sự chú ý tới công chúng, các đối tác thì ngay tại ấn tượng về thị giác là điều ưu tiên hàng đầu. Như vậy có nghĩa là khâu trang trí sự kiện là vô cùng quan trọng.

Truyền thông Phan Đăng với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, luôn giàu ý tưởng sẽ thay doanh nghiệp thực hiện thiết kế không gian: cổng chào, sân khấu, sảnh cúng sao cho hợp lý, đẹp và ý nghĩa. Khiến các vị khách đều thích thú và để lại ấn tượng sâu đậm trong lòng người tham dự sự kiện. Toàn bộ không gian sự kiện sẽ được bộ phận thiết kế phác thảo lên không gian 3D, 2D để khách hàng xem xét và góp ý, thống nhất trước khi triển khai sự kiện.

 Nhằm mục đích phát huy hết giá trị về ngân sách, cơ hội mà sự kiện lễ khai trương diễn ra. Chúng tôi, Truyền thông Phan Đăng luôn chú ý để giá trị truyền thông, quảng bá sản phẩm, dịch vụ tới đông đảo khách hàng tham gia trực tiếp. Lan tỏa gián tiếp trước, trong và sau khi sự kiện diễn ra.

Quý khách có nhu cầu tổ chức lễ khai trương, xin vui lòng liên hệ:

TRUYỀN THÔNG PHAN ĐĂNG

𝐄𝐯𝐞𝐧𝐭 | 𝐂𝐨𝐦𝐦𝐮𝐧𝐢𝐜𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧s | 𝐌𝐞𝐝𝐢𝐚

🏠 Văn phòng: 572 Lê Quang Định, phường 1, Q. Gò Vấp, TP.HCM

🏠 Chi nhánh 1: 96 Khánh An, P. Hòa Khánh Bắc, Q. Liên Chiểu, TP. Đà Nẵng
🏠 Chi nhánh 2: Số 3, Liền Kề 27, P. Trịnh Văn Bô, KĐT Mới Cân Canh, Hòa Đức, TP. Hà Nội

Điện thoại: 0703 495 678

Email: truyenthonghandang@gmail.com

Website: www.phandang.com

Fanpage: https://www.facebook.com/truyenthongphandang/

> Xem thêm: Hồ sơ năng lực của Truyền Thông Phan Đăng