Giải Pháp Tổ chức Sự Kiện Chuyên Nghiệp, Tiết Kiệm

Nhiều công ty/ tổ chức sẽ có nhu cầu tìm đến một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Nhằm đạt được quy mô mình mong muốn và gây được tiếng vang cho sự kiện. Muốn được như vậy, cần rất nhiều yếu tố. Giải pháp cho tổ chức sự kiện được đưa ra nhằm cho khách hàng hiểu hơn về tổ chức sự kiện

Sự kiện càng thu hút khách hàng phải là những sự kiện cho thấy được quy mô và độ tính chuyên nghiệp của sự kiện. Dưới đây, Truyền thông Phan Đăng sẽ giúp các có những giải pháp để có một sự kiện thành công nhất.

• Mục lục nội dung

  • 1 Xác định nhu cầu của khách hàng
  • 2 Quy trình sự kiện chặt chẽ
    • 2.1 –  Quy trình trước khi tổ chức sự kiện
    • 2.2 – Quy trình trong khi tổ chức sự kiện
    • 2.3 – Quá trình diễn ra sự kiện
  • 3 Kết nối được với các supplier trong tổ chức sự kiện
  • 4 Đảm bảo tốc độ của sự kiện
  • 5 Nhà tổ chức sự kiện có tâm
  • 6 TRUYỀN THÔNG PHAN ĐĂNG

  Xác định nhu cầu của khách hàng

Người tổ chức sự kiện cần biết khách hàng cần gì muốn gì, hạng mục nàokhách hàng đang muốn thực hiện. Như vậy, người tổ chức sự kiện sẽ giải thích về các hạng mục có trong sự kiện. Cái nào phải sản xuất cái nào phải thuê là một trong những điều kiện tiên quyết cho việc tiết kiệm thời gian, chi phí sản xuất khi tổ chức sự kiện.

• Quy trình sự kiện chặt chẽ

Sau khi đã tư vấn cho khách một cách tận tình thì sẽ setup cho khách xem quy trình chỉn chu của một sự kiện sẽ diễn ra như thế nào. Có nhiều quy trình tổ chức sự kiện khác nhau. Dưới đây là một quy trình mẫu điển hình:

–  Quy trình trước khi tổ chức sự kiện

Trước khi tổ chức sự kiện cần xác định đúng sự kiện thực hiện và lên kế hoạch một cách cụ thể. Trong đó có xây dựng ý tưởng và chủ đề sự kiện, xác định chính xác thời gian, địa điểm tổ chức; dự trù kinh phí thực hiện; xây dựng danh sách khách mời;…

– Quy trình trong khi tổ chức sự kiện

Chuẩn bị chu đáo cho sự kiện về set up và tổng duyệt chương trình. Trong khi tổ chức sự kiện điều quan trọng cần làm là maketing cho sự kiện một cách mạnh mẽ. Đây là vấn đề đặc biệt quan trọng trong khi tổ chức một sự kiện. Bởi vì, nó tác động rất nhiều đến quy mô nhiều người biết đến công ty và sự kiện công ty tổ chức.

Xây dựng kịch bản chuyên nghiệp cho sự kiện

– Quá trình diễn ra sự kiện

Khâu đón tiếp khách chính là lời chào, là màn gây dựng ấn tượng đầu tiên đến khách mời. Vì thế bạn sẽ cần thiết lập một đội lễ tân để đón tiếp khách và mời khách vào vị trí ngồi thích hợp.

Trong quá trình sự kiện diễn ra, dù đã chuẩn bị kĩ lưỡng nhưng bạn vẫn cần tập trung kiểm tra từng khâu một cho đến khi kết thúc chương trình. Các vị trí điều khiểu chương trình sự kiện cần thực hiện chương trình đúng như kế hoạch ban đầu, tránh trường hợp phát sinh những sự cố ngoài ý muốn.

Sau khi kết thúc chương trình, đội lễ tân vẫn có nhiệm vụ đưa tiễn khách và gửi lời cám ơn đến khách. Bạn cũng có thể chuẩn bị những món quà nhỏ hay quà tặng lưu niệm thay lời cám ơn của mình gửi đến khách mời tham dự sự kiện.

• Kết nối được với các supplier trong tổ chức sự kiện

Xây dựng một số kênh quan trọng không chỉ tập trung vào một số hệ thống trang thiết bị chuyên biệt. Các công ty tổ chức sự kiện nổ lực hợp tác với các nhà cung cấp để giúp tránh được các chi phí lưu kho, khấu hao, cơ hội. Những các công ty tổ chức sự kiện thực hiện dự án lớn hay mùa cao điểm cần một lượng trang thiết bị lớn để phục vụ công tác tổ chức sự kiện. Chính những lúc như vậy, mối quan hệ tốt, lâu năm của các công ty tổ chức sự kiện, nhà tổ chức sự kiện với các nhà cung cấp là rất cần thiết và hữu ích.

• Đảm bảo tốc độ của sự kiện

Đây thực sự là yếu tố quan trọng trong tổ chức sự kiện, một quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cùng những giải pháp thi công sự kiện thông minh sẽ góp phần làm giảm chi phí tổ chức sự kiện đi rất nhiều.
Trong quá trình tổ chức sự kiện nếu tiến độ chậm sẽ ảnh hưởng đến: công tác chuẩn bị, thực hiện , giám sát quá trình,…Tổ chức sự kiện đúng tiến độ là cách giúp chi phí và sẽ không bị phát sinh, chất lượng tổ chức sự kiệnđảm bảo.

• Nhà tổ chức sự kiện có tâm

Một chuyên gia tổ chức sự kiện, khi tư vấn khách hàng tổ chức sự kiệnngoài yếu tố kinh nghiệm thì công ty tổ chức sự kiện cần một cái tâm –  và người tổ chức sự kiện cần đặt vị trí vào khách hàng, cần hiểu khách hàng và biết cách chia sẻ với khách hàng. Tư vấn tận tâm giúp khách hàng có được sự kiện như mong muốn của khách hàng mà nhà tổ chức sự kiện sẽ dễ làm việc và hoàn thành sự kiện một cách tốt hơn.

TRUYỀN THÔNG PHAN ĐĂNG

Địa chỉ:
– Văn phòng: 572 Lê Quang Định, Phường 1, Q. Gò Vấp, TP.HCM
– Chi nhánh 1: 96 Khánh An, Phường Hòa Khánh Bắc, Q. Liên Chiểu, TP. Đà Nẵng
– Chi nhánh 2: Số 3, Liền Kề 27, P. Trịnh Văn Bô, KĐT Mới Cân Khanh, Hoài Đức, TP. Hà Nội

Điện thoại:  0703 49 5678

Email: truyenthongphandang@gmail.com

Website: www.tochuclekyniem.com

Fanpage: https://www.facebook.com/truyenthongphandang/