Tổ Chức Lễ Khánh Thành Thành Công Cần Những Công Đoạn Gì?

Buổi Lễ Khánh Thành là một hình thức vô cùng quan trọng. Để đánh dấu cột mốc trong những ngày đầu thành lập doanh nghiệp/dự án. Đó không chỉ là buổi lễ chứng minh sự ra đời của doanh nghiệp. Mà còn là thước đo để đối tác, khách hàng và cả nhân viên công ty nhận thức được văn hóa doanh nghiệp cũng như khả năng phát triển của doanh nghiệp/dự án trong tương lai.

Lễ Khánh Thành là gì

Lễ Khánh Thành là một buổi lễ thông báo hoàn tất công trình xây dựng của doanh nghiệp/dự án. Đây cũng chính là dịp để các doanh nghiệp ghi dấu thương hiệu trên thương trường. Cùng với niềm hy vọng sẽ gặt hái được nhiều thành công tốt đẹp.

Lễ Khánh Thành được tổ chức nhằm đánh dấu một cột mốc khởi công một dự án:

• Thông báo một tổ chức hoặc dự án được đưa vào hoạt động như: trường học, bệnh viện, viện bảo tàng, nhà thờ/đền thờ/chùa chiền,…
• Ra mắt hệ thống sản xuất, chẳng hạn như: khu công nghiệp, nhà máy sản xuất, phim trường…
• Hoàn tất công trình xây dựng có quy mô như: khu nghỉ mát, khu du lịch sinh thái,…
• Thông báo vận hành các dự án bất động sản: đất nền, tòa nhà, chung cư,…
• Ghi nhận sự hoàn thiện của công trình công cộng, chẳng hạn như: công trình đường sắt, công trình cầu đường, công viên, tượng đài lịch sử,…

Hầu hết các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng sẽ đặc biệt chú trọng đến buổi lễ này. Các công trình xây dựng dù lớn hay nhỏ đều phải được tổ chức buổi Lễ Khánh Thành thật long trọng và đúng chuẩn mực. Xét về góc độ phong thủy thì buổi Lễ Khánh Thành càng trang trọng thì trong tương lai doanh nghiệp/dự án sẽ càng phát triển phồn vinh, hưng thịnh.

Các khâu chuẩn bị cho buổi Lễ Khánh Thành

Bất kỳ buổi lễ nào cũng đều phải chỉn chu, chi tiết trong từng hạng mục. Từ đó sẽ hạn chế tối đa những rủi ro có thể phát sinh trong quá trình vận hành sự kiện. Để buổi Lễ Khánh Thành được diễn ra tốt đẹp thì các doanh nghiệp cần phải thống nhất chủ đề với đơn vị tổ chức. Sau đây là 7 quy trình cần được chú trọng để tổ chức Lễ Khánh Thành thành công nhất:

Xác định mục tiêu, thiết lập kế hoạch

Yếu tố quyết định được sự thành công của sự kiện này chính là bước xác định mục tiêu của doanh nghiệp thông qua buổi lễ này. Từ đó, sẽ dễ dàng phác thảo bản kế hoạch chỉn chu nhất. Nhằm khai thác chủ đề một cách triệt để.

Chẳng hạn như mục đích của doanh nghiệp đối tác là khánh thành một nhà máy sản xuất thương hiệu Nhật Bản. Thì công đoạn đầu tiên chính là xác định thông tin, nguồn gốc của chủ doanh nghiệp. Từ đó có thể tiếp tục triển khai những mục đích của doanh nghiệp. Để cho ra được một bản kế hoạch hoàn hảo nhất nhưng vẫn đảm bảo được bản sắc văn hóa dân tộc, văn hóa doanh nghiệp. Đặc biệt là đề cao sự hình thành phát triển của doanh nghiệp trong tương lai.

Công ty Truyền thông Phan Đăng tổ chức Lễ Khánh Thành nhà máy Osaka Fuji

Xác định thời gian và địa điểm tổ chức

Thông thường các buổi Lễ Khánh Thành thường được tổ chức ngay tại công trình hoặc dự án hoàn tất xây dựng. Bên cạnh đó, thời gian tổ chức buổi lễ được lựa chọn phải phù hợp với phong thủy của chủ doanh nghiệp. Nhưng vẫn đảm bảo phù hợp với khung giờ mà các khách mời có thể tham dự.

Truyền thông Phan Đăng tổ chức thành công Lễ Khánh Thành nhà máy sản xuất Đông Dược Việt

Thiết lập hình thức tổ chức

Để buổi lễ khánh thành diễn ra trang trọng nhưng vẫn để lại ấn tượng sâu sắc cho khách mời. Đơn vị tổ chức và doanh nghiệp cần phải thống nhất vị trí diễn ra buổi lễ: bên trong công trình hoặc khuôn viên bên ngoài. Để từ đó có thể trang hoàn chỉn chu các khâu. Từ bố trí sân khấu, lắp đặt hệ thống các thiết bị âm thanh ánh sáng chuyên dụng, đến sắp xếp nội dung chương trình.

Ngoài ra, đơn vị tổ chức Lễ Khánh Thành cần phải lưu ý những chi tiết quan trọng trong nội dung chương trình. Để các nhân viên lắp đặt thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn hình LED,… có thể cân chỉnh ổn thỏa nhất.

Buổi Lễ Khánh Thành ấn tượng của công ty Masakatsu Kouzai do Truyền thông Phan Đăng tổ chức

Xây dựng nội dung chương trình

Nội dung chương trình là yếu tố quyết định nên sự thành công của buổi Lễ Khánh Thành. Bộ phận thiết kế nội dung cần phải cân chỉnh các tiết mục sao cho hài hòa nhất. Các bài diễn văn/phát biểu và tiết mục nghệ thuật phải sắp xếp xen kẽ nhau. Tránh trường hợp dành quá nhiều thời gian cho bài phát biểu mà không còn chỗ trống cho các tiết mục văn nghệ. Điều đó rất dễ tạo ra sự nhàm chán cho khách mời, giảm đi tính chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức.

Kỹ thuật viên âm thanh đang tích cực làm việc phía sau hậu trường sân khấu.

Sắp xếp nhân sự hợp lý

Để buổi lễ được tổ chức suôn sẻ nhất thì các phòng ban cần phải họp bàn, thảo luận. Cần thống nhất số lượng nhân sự và phân bố nhân sự sao cho hợp lý nhất. Tránh trường hợp các bộ phận xáo trộn vị trí của nhau.

Đối với những nhân viên hoạt động xung quanh khu vực sân khấu, cần phải có một bản phát đồ vị trí cụ thể. Chẳng hạn như: đạo diễn sân khấu phải ở phía sau hàng ghế khách mời để điều phối hoạt động của MC, ca sĩ, nhóm nhảy. Đội ngũ kỹ thuật phải tập trung tại một vị trí để cùng cân chỉnh âm thanh ánh sáng thật cân bằng…

Thủ tục hợp thức hóa buổi Lễ Khánh Thành

Những thủ tục hợp thức hóa Lễ Khánh Thành được cung cấp bởi cơ quan chức năng có thẩm quyền, đảm bảo đủ các thủ tục sau:

• Đơn xin cấp phép tổ chức Lễ Khánh Thành có đầy đủ thông tin đơn vị tổ chức.
• Bản sao giấy chứng nhận kinh doanh của đơn vị tổ chức và doanh nghiệp chủ quản.
• Giấy ủy quyền của doanh nghiệp chủ quản cho đơn vị tổ chức sự kiện.
• Bản hợp đồng ký kết hợp tác tổ chức Lễ Khánh Thành.
• Bản nội dung chương trình của buổi Lễ Khánh Thành.
• Thiệp mời tham dự dành cho cán bộ tại địa phương/ cơ quan chức năng có thẩm quyền.

Ngoài ra, trong một số trường hợp đặc biệt khác. Phía doanh nghiệp đối tác cần phải chuẩn bị thêm một số giấy tờ mà cơ quan chức trách yêu cầu, để hợp thức hóa các thủ tục cấp phép.

Công tác truyền thông cho buổi lễ:

Đây là công tác hết sức quan trọng trước khi buổi lễ được diễn ra. Công việc này nhằm thu hút sự chú ý của khán giả cũng như khách hàng biết được đến buổi lễ nhiều hơn. Hình thức truyền bá thông tin sự kiện chủ yếu hoạt động trên các phương tiện truyền thông đại chúng như: báo giấy, đài phát thanh, mạng xã hội… Những công cụ truyền thông này được áp dụng cũng tùy thuộc mục đích cũng như chi phí mà doanh nghiệp có thể chi trả.

Đơn vị Truyền thông tổ chức Lễ Khánh Thành tốt nhất hiện nay?

Công ty Truyền Thông Phan Đăng chính là sự lựa chọn tốt nhất dành cho quý doanh nghiệp trong nước và quốc tế. Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện , do đó chúng tôi rất thấu hiểu mong muốn cũng như kỳ vọng của phía doanh nghiệp đặt vào buổi Lễ Khánh Thành. Vì đây là một hình thức vô cùng quan trọng. Để đánh dấu cột mốc trong những ngày đầu thành lập doanh nghiệp/dự án. Đó không chỉ là một nghi thức chứng minh sự ra đời của doanh nghiệp. Mà còn là thước đo để đối tác; khách hàng và cả nhân viên công ty nhận thức được văn hóa doanh nghiệp cũng như khả năng phát triển của doanh nghiệp/dự án trong tương lai.

Công ty Truyền thông Phan Đăng không phải là lựa chọn duy nhất. Nhưng chúng tôi chính là sự lựa chọn tốt nhất dành cho các doanh nghiệp.

TRUYỀN THÔNG PHAN ĐĂNG

𝐄𝐯𝐞𝐧𝐭 | 𝐂𝐨𝐦𝐦𝐮𝐧𝐢𝐜𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧s | 𝐌𝐞𝐝𝐢𝐚

🏠 Văn phòng: 572 Lê Quang Định, phường 1, Q. Gò Vấp, TP.HCM

🏠 Chi nhánh 1: 96 Khánh An, P. Hòa Khánh Bắc, Q. Liên Chiểu, TP. Đà Nẵng

🏠 Chi nhánh 2: Số 3, Liền Kề 27, P. Trịnh Văn Bô, KĐT Mới Cân Canh, Hòa Đức, TP. Hà Nội

Điện thoại:  0703 49 5678

Email: truyenthongphandang@gmail.com

Website: www.phandang.com

Fanpage: https://www.facebook.com/truyenthongphandang/

Xem thêm: Hồ sơ năng lực của Truyền Thông Phan Đăng

Xem Video các sự kiện do Phan Đăng thực hiện